PR – Quan hệ công chúng và hơn thế nữa…

PR – Quan hệ công chúng và hơn thế nữa…
PR (Public Relations) – Quan hệ công chúng ngày càng được quan tâm bởi vô số lợi ích mà nó mang lại trên nhiều lĩnh vực đặc biệt là chính trị và kinh tế nhưng cũng đòi hỏi người làm có sự năng động, tính sáng tạo lớn và đi kèm với đó là rất nhiều thách thức. Vậy, PR – Quan hệ công chúng là gì và những lợi ích không ngờ của nó ra sao?
[caption id="attachment_150" align="aligncenter" width="4800"]  PR-Quan hệ công chúng[/caption]

PR (Public Relations) - Quan hệ công chúng là gì?

Hiện nay trên thế giới có rất nhiều định nghĩa về PR – Quan hệ công chúng, theo thống kê chưa đầy đủ có tới 500 định nghĩa khác nhau. Dưới đây là một số định nghĩa được sử dụng phổ biến và được công nhận rộng rãi, cùng tìm hiểu để có cái nhìn chân thực và rõ nét nhất về PR – Quan hệ công chúng.
Được tổng hợp từ rất nhiều định nghĩa khác nhau, Tổ chức Nghiên cứu và Đào tạo PR Mỹ đã đưa ra một định nghĩa khá đầy đủ: “PR là công cụ quản lý nhằm thiết lập và duy trì các kênh truyền thống, sự hiểu biết, chấp nhận và hợp tác lẫn nhau giữa một tổ chức với các nhóm công chúng liên quan. PR bao gồm việc quản lý sự việc và vấn đề; giúp thông tin cho ban lãnh đạo để phản ứng kịp thời trước ý kiến công chúng; xác định và nhấn mạnh trách nhiệm của ban lãnh đạo là phục vụ quyền lợi của các nhóm công chúng”.
Trong khi đó định nghĩa được Hội đồng Quan hệ công chúng Thế giới tại thành phố Mexico phê duyệt vào năm 1978 và được 34 tổ chức PR phê chuẩn lại cho rằng: “PR là lĩnh vực thuộc cả khoa học xã hội và nghệ thuật nhằm mục đích phân tích xu hướng, dự đoán kết quả và tư vấn cho các nhà lãnh đạo của các tổ chức, thực hiện các chương trình hành động đã được lên kế hoạch cụ thể từ trước với mục đích phục vụ cho quyền lợi của tổ chức và công chúng”
Qua những định nghĩa trên, có thể nhận thấy điều cốt lõi trong các hoạt động PR là luôn nhằm vào mối quan hệ giữa một tổ chức, tập đoàn hay cá nhân nào đó với công chúng. Và để uy tín cũng như tiếng tăm của công ty, tổ chức hay cá nhân nào đó tồn tại trong lòng công chúng thì hình ảnh của họ phải được thể hiện một cách hoàn hảo và ấn tượng nhất.

Tầm quan trọng của PR – Quan hệ công chúng

PR là một quá trình truyền thông đóng vai trò quan trọng và nó đã trở thành một kỹ năng cần thiết hiện nay, đặc biệt trong các lĩnh vực như vận động chính trị, kinh tế,…
Thất bại trong truyền thông được xem là nguyên nhân chính dẫn đến những vấn đề tiêu cực của nhiều ngành công nghiệp, tổ chức thương mại và phi thương mại. PR tuy không phải là một cứu cánh trong mọi tình huống nhưng ít nhất nó là một hệ thống chính thức của truyền thông. Bằng cách sử dụng các quy trình phân tích, quan sát, hành động và kiểm soát, PR cung cấp cho công ty/tổ chức của bạn những phương án và chiến lược nhằm giải quyết nhiều tình huống. Chính vì vậy chức năng của PR luôn được công nhận và đánh giá cao trong xã hội ngày nay.

Lợi ích to lớn PR mang lại?

Chúng ta đều biết được tầm quan trọng của PR hiện nay khi mà các phương pháp truyền thông thông thường bị giới hạn và tình trạng khủng hoảng kinh tế dẫn đến các quyết định đầu tư hay mua sắm đều được xem xét kỹ lưỡng. Bởi vậy, PR có thể tạo ra được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp nhờ đưa hình ảnh của doanh nghiệp tới được công chúng như khách hàng, nhà đầu tư, chính phủ,…
PR nhằm thông tin về một sự kiện, một cá nhân, nhóm người cụ thể, hoặc một sản phẩm được thể hiện dưới dạng tin tức hay đề tài chủ đạo trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Vậy lợi ích mà PR mang đến như thế nào từ một đơn vị truyền thông uy tín.

Tạo thương hiệu cho công ty

Đơn vị truyền thông chuyên nghiệp sẽ PR để tạo thương hiệu cho công ty/nhãn hiệu của bạn như thế nào?
Mỗi doanh nghiệp đều cố gắng tạo ra cho mình một phong cách riêng, hình ảnh riêng, một uy tín riêng cho sản phẩm mình cung cấp. Từ đó sẽ giúp sản phẩm của doanh nghiệp dễ đi vào nhận thức của khách hàng, hay nói cách khác sẽ giúp đưa thương hiệu đi sâu vào tâm trí khách hàng.
Hoạt động PR chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải các thông điệp đến với khách hàng nhanh chóng, từ đó khách hàng sẽ dễ liên tưởng tới thương hiệu doanh nghiệp của bạn.
Một số phương pháp để định vị và quảng bá thương hiệu sẽ được đơn vị PR chuyên nghiệp sử dụng như thông qua quảng cáo, hoạt động PR, giá cả,… trong đó các hoạt động sẽ có tác động tích cực nhất đến việc quảng bá thương hiệu đó là các chương trình hành động được hoạnh định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm có được sự thừa nhận của công chúng.
Như vậy, PR có vai trò rất quan trọng tới việc tạo dựng thương hiệu cho công ty của bạn bởi nó là một công cụ giao tiếp rất linh hoạt trong lĩnh vực truyền thông marketing bao gồm các hoạt động nhằm tiếp xúc (họp báo, hội nghị khách hàng), lắng nghe (khách hàng nói về sản phẩm), trao đổi truyền đạt (về ảnh hưởng của sản phẩm), tạo lập hình ảnh và ấn tượng (tài trợ học bổng, hoạt động xã hội),… Hoạt động PR được thực hiện rộng rãi tại các doanh nghiệp từ hoạt động xã hội phi lợi nhuận đến hoạt động kinh doanh thương mại để có thể gây dựng hình ảnh và tạo dựng thương hiệu trong mắt khách hàng.

Thiết lập hoặc gây dựng lại danh tiếng cho công ty

Nếu công ty của bạn thật sự không có khả năng kiểm soát hay điều hành các hoạt động tương tác với cộng đồng thì bạn nên tìm đến các công ty truyền thông chuyên nghiệp bởi công chúng ngày càng khó tính và thông minh hơn.
Việc tìm đến đơn vị PR uy tín sẽ giúp bạn thiết lập hoặc gây dựng lại danh tiếng cho công ty một cách nhanh chóng và tạo dựng niềm tin vững chắc trong lòng khách hàng.

Định vị hoặc tái định vị công ty hay thương hiệu

Định vị hoặc tái định vị công ty hay thương hiệu có vai trò quan trọng bởi nó là công việc làm mới hình ảnh của thương hiệu, tạo một sức sống mới cho thương hiệu nhằm đáp ứng được sự thay đổi của thị trường cũng như người tiêu dùng hay một mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, từ đó định vị cảm nhận của khách hàng mục tiêu về thương hiệu của công ty bạn. Và để làm được điều đó một cách tốt nhất, bạn nên lưu tâm đến chiến lược PR rõ ràng.
Đôi khi việc một sản phẩm tới tay người tiêu dùng được cân nhắc lựa chọn hay không lại phụ thuộc chính vào sự thành công trong chiến dịch định vị thương hiệu. Ví dụ về cuộc chiến về định vị thương hiệu của Lavie và Aquafina – 2 cái tên lớn trên thị trường nước khoáng. Nếu như Aquafina định vị là nước tinh khiết cao cấp luôn bám sát sự “thuần khiết” cùng gương mặt đại diện là siêu mẫu Thanh Hằng thì Lavie lại nhấn mạnh mình là nước khoáng Tự nhiên với mục tiêu là những người trẻ năng động và đối với họ là “một phần thiết yếu của cuộc sống”.
Như vậy việc kết hợp PR và quảng cáo giúp định vị thương hiệu một cách rõ nét, tuy nhiên cuộc chiến này không có thắng thua mà chỉ có thương hiệu/nhãn hiệu nào ghi được dấu ấn đậm nét và chiếm được thiện cảm trong lòng người tiêu dùng.

Tuyên truyền, phổ biến các tin tức về thương hiệu, công ty/tổ chức

PR không phải là tuyên truyền đơn thuần mà là cách thuyết phục khách hàng bằng cách cung cấp thông tin chính xác và chân thực nhất. Bởi vậy bạn cần tìm đến đơn vị chuyên nghiệp uy tín để tổ chức tuyên truyền cũng như phổ biến các tin tức về thương hiệu, công ty/tổ chức một cách chuẩn xác nhất tới khách hàng.
Từ các thông tin và tin tức chân thực về thương hiệu, công ty/tổ chức của bạn đã có thể ghi dấu thương hiệu của mình trong lòng khách hàng một cách rõ nét.
Nếu PR tuyên truyền không đúng cách sẽ khiến các sự kiện truyền thông bị bóp méo hoặc làm sai lệch theo lợi ích cá nhân.

Cung cấp thông tin về sản phẩm hoặc thương hiệu

Một đơn vị PR chuyên nghiệp sẽ cung cấp và kiểm soát thông tin chính xác về sản phẩm hoặc thương hiệu của bạn một cách tốt nhất. Họ sẽ tìm cách kiểm soát hành vi và công khai nếu mang lại lợi ích. Và đôi khi có những hoạt động hoặc sự kiện đem lại sự bất lợi nằm ngoài sự kiểm soát, trong trường hợp này vai trò của quan hệ công chúng khi công khai sự việc là nhằm giảm thiểu các tác động bất lợi có thể xảy đến với tổ chức/công ty.
Những thông điệp hay hoạt động đã được lựa chọn và mang lại lợi ích cho tổ chức/công ty sẽ được công khai trên các phương tiện như: báo chí, tạp chí, đài phát thanh, đài truyền hình, các phương tiện nghe nhìn, tài liệu in ấn (xuất bản phẩm), sách được tài trợ, triển lãm, các chương trình tài trợ, thư trực tiếp, lới nói/bài phát biểu.

Thay đổi thái độ, ý kiến hoặc hành vi của cổ đông về thương hiệu hay công ty

Một mục tiêu nữa quan trọng mà PR chuyên nghiệp hướng đến đó là thay đổi thái độ, ý kiến cũng như hành vi của cổ đông về thương hiệu hay công ty. Từ đó tạo uy tín, duy trì niềm tin của nhà đầu tư hay cổ đông và không ngừng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp đối với cộng đồng tài chính tạo dựng nền tài chính vững mạnh để có thể cạnh tranh với các đối thủ khác.

Tổ chức/doanh nghiệp phát triển vững mạnh nhờ PR nội bộ

Tại sao lại nói như vậy? Bởi PR nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên trong một công ty hay tổ chức, như giữa người chủ và người lao động, giữa quản lý với nhân viên để có thể hiệu triệu mọi nguồn lực, mọi nỗ lực trong nội bộ giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra.
Điều này cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp bởi với bối cảnh cạnh tranh khốc liệt ngày nay thì tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp chính là nhân viên chứ không phải sản phẩm hay quy trình – công nghệ.
[caption id="attachment_148" align="aligncenter" width="450"] Pr Nội Bộ - chìa khóa giúp công ty bạn ngày càng vững mạnh[/caption]
Để làm tốt và có được thành công thì người làm PR nội bộ cần lưu ý:

• Hiểu về đối tượng công chúng của PR nội bộ đó chính là nhân viên, họ có vai trò đặc biệt quan trọng trong quan hệ công chúng của doanh nghiệp và các bên liên quan khác như nhà cung cấp, nhà phân phối, ngân hàng, tổ chức tín dụng.
• Nắm rõ mục tiêu cũng như kết quả kinh doanh
• Cải thiện sự tham gia của tất cả các nhân viên vào mọi hoạt động và lĩnh vực trong doanh nghiệp
• Xây dựng chiến lược truyền thông hấp dẫn phù hợp với chiến lược kinh doanh hướng tới nhân viên để họ cùng tham gia nỗ lực
• Lựa chọn các kênh thông tin, training, truyền cảm hứng,… để họ nắm được mục tiêu chung của công ty
• Các nhà lãnh đạo cần xây dựng một bộ công cụ quy định về hành vi, thái độ, văn hóa dành cho nhân viên và doanh nghiệp.

Tạo tiếng vang – truyền miệng

PR là một công cụ giao tiếp rất linh hoạt và được ứng dụng rộng rãi, nó có vai trò chính giúp tạo tiếng vang và truyền tải các thông điệp đến khách hàng. Khi truyền đi các thông điệp này, PR giúp sản phẩm dễ đi vào nhận thức của khách hàng hay giúp khách hàng dễ dàng liên tưởng tới mỗi khi đối diện với một thương hiệu.
Hình thức truyền miệng giữa người với người trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua điện thoại, email, diễn đàn, blog, mạng xã hội,… khiến thông tin được truyền tai nhau nhanh chóng. Hiện nay thông tin tràn lan trên các thiết bị điện tử đã khiến người dùng nhàm chán và thiếu thông tin bổ ích, bởi vậy thông tin được truyền miệng qua bạn bè, người thân được coi là đáng tin cậy hơn.

Đối với doanh nghiệp thì PR mang lại lợi ích cụ thể ra sao?

Hoạt động PR có thể được xem là giải pháp tốt nhất hiện nay cho các doanh nghiệp bởi nó tạo ảnh hưởng tốt, hữu hình đi kèm với chi phí thấp, tạo được tiếng vang khi truyền tải hình ảnh của doanh nghiệp đến công chúng. Nếu bạn biết cách vận dụng PR tốt thì chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ có kết quả tốt trong tương lai. Đồng thời công tác truyền thông tốt hiệu quả đem lại những đóng góp to lớn đối với các mục tiêu mang tính chiến lược dài hạn cho doanh nghiệp.

PR giúp doanh nghiệp chuẩn bị và tạo dư luận tốt

Trong khi Quảng cáo và Marketing không làm được việc này thì PR lại làm rất tốt. PR giúp doanh nghiệp tạo dư luận tốt thông qua sự ủng hộ của giới truyền thông và các chuyên gia phân tích thương mại. Quảng cáo dễ gây ấn tượng nhưng không dễ dàng thuyết phục công chúng tin.
Một số hoạt động của các công ty đã tạo tiếng tăm dư luận khá tốt nhờ việc kết hợp PR và quảng cáo, ví dụ như chương trình khuyến học “Đèn Đom Đom” do Dutch Lady khởi sướng đã tiếp sức nuôi dưỡng tương lai cho hàng triệu trẻ em nghèo hiếu học khắp cả nước. Hay Unilever vận động chương trình “Gửi tặng đồng phục đi học bạn không dùng nữa cho bột giặt OMO” cho các học sinh nghèo ở vùng xa. Từ các chương trình có tính từ thiện và phục vụ cộng đồng nên đã lấy được thiện cảm rất lớn của công chúng. Và từ đây, người tiêu lại có thêm thiện cảm với các nhãn hàng này và đến khi quyết định lựa chọn sản phẩm cũng sẽ có hơi hướng thiên về các nhãn hiệu này hơn.
Dựa trên những hoạt động cộng đồng của những thương hiệu, tổ chức/công ty ở trên chúng ta dễ dàng nhận thấy rằng, chúng đem lại hiệu quả lớn trong việc nâng cao hình ảnh thương hiệu trong lòng công chúng. Từ đó công chúng tin tưởng vào nhãn hiệu khi mà họ được hưởng lợi một cách thiết thực từ những chương trình như vậy.

Chi phí cho hoạt động PR khá thấp

So với chi phí quảng cáo thì chi phí cho hoạt động PR thường thấp hơn cả chục lần do không phải chi các khoản tiền lớn thuê mua thời lượng trên các phương tiện truyền thông như trên sóng truyền hình hoặc kênh thông tin đại chúng... và cũng không cần chi phí thiết kế sáng tạo và sản xuất cao. Tuy nhiên hiệu quả mà PR mang lại không hề thấp hơn do tính chất tập trung của đối tượng và tác dụng rộng rãi của truyền miệng.
Hơn nữa các hoạt động PR thường mang tính chất nhất quán lâu dài hơn quảng cáo. Các chiến dịch quảng cáo thường phải thay đổi thường xuyên để bắt kịp thị hiếu của thị trường song hình ảnh và các giá trị của thương hiệu phải được xây dựng và gìn giữ trong một thời gian dài thì mới có thể tranh thủ được công chúng.

PR giúp doanh nghiệp tuyển nhân lực giỏi

Tất cả người lao động nói chúng đều thích được làm việc trong những công ty nổi tiếng vì họ tin tưởng công ty đó rất vững chắc, đảm bảo công việc cũng như thu nhập cho họ và còn có nhiều cơ hội thăng tiến.
Nhất là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có một số bất lợi trong việc quảng bá thương hiệu, không có nhiều ngân sách thì hoạt động PR có thể nói là giải pháp hàng đầu để tạo ảnh hưởng tốt, tạo được tiếng vang khi truyền tải hình ảnh doanh nghiệp đến công chúng.

Xử lý khủng hoảng nhớ đến PR

Tại sao lại như vậy? Trong suốt quá trình hoạt động, nếu công ty/tổ chức gặp sự cố PR sẽ đứng ra làm việc với giới truyền thông và có các kế hoạch, hành động cụ thể để giảm thiểu tối đa những tác động xấu có thể xảy ra. Khi đó doanh nghiệp sẽ tìm được sự ủng hộ, bênh vực, hỗ trợ từ phía cộng đồng (đây là điều kỳ diệu không thể bỏ tiền ra mua như đăng quảng cáo) trong việc cứu vãn uy tín và giữ gìn nguyên vẹn hình ảnh của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoạt động PR còn là giải pháp tốt nhất bởi nó tạo ảnh hưởng tốt với chi phí thấp, tạo được tiếng vang khi truyền tải hình ảnh doanh nghiệp đến công chúng.
Bởi vậy doanh nghiệp nói chung và nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ nếu không xây dựng và đầu tư vào lĩnh vực PR thì sẽ đánh mất những cơ hội béo bở.

Làm sao để có được chiến dịch PR hiệu quả?

Tầm quan trọng của việc nghiên cứu PR

Nghiên cứu là vấn đề cốt lõi của ngành quan hệ công chúng. Tất cả các mô hình PR như RACE, ROPE, ROSIE, RPIE đều bắt đầu với Research – Nghiên cứu.
Nghiên cứu PR có vai trò quan trọng trong việc xác định các vấn đề quan trọng của công ty, phát triển kế hoạch PR theo cách thông minh, chiến lược nhất và đánh giá sự tác động của các kế hoạch đó đối với công ty.
Hơn nữa nghiên cứu còn là phương tiện giúp công ty nhanh chóng xác định nhóm công chúng mục tiêu và đâu là các vấn đề quan trọng đòi hỏi công ty phải giải quyết nhanh chóng. Nghiên cứu PR cũng công ty dễ dàng xây dựng các mối quan hệ, lên chương trình, có những bước đi đúng đắn, đề ra biện pháp ngăn chặn các vấn đề phát sinh.
Nghiên cứu PR bao gồm định tính và định lượng. Một vài nghiên cứu định tính như: kỹ thuật nhóm danh nghĩa, phỏng vấn chuyên sâu, nhóm thảo luận và quan sát thực địa. Nghiên cứu định lượng bao gồm phân tích nội dung và các cuộc khảo sát (mặt đối mặt, điện thoại, email và Internet)

Lập kế hoạch PR

Lập kế hoạch PR giúp chuyên viên quan hệ công chúng có những tính toán và suy nghĩ đáng kể về những gì nên làm và làm như thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức trước khi bắt đầu bất cứ hoạt động PR nào. Hơn nữa còn giúp ngăn chăn các thông tin bừa bãi và không hiệu quả
Dàn bài cơ bản của một kế hoạch PR bao gồm:

• Bản tóm tắt chung
• Phân tích tình hình: thường sử dụng 3 mô hình là PESTEL, Five Force, SWOT
• Tóm tắt Nghiên cứu
• Mục tiêu/ Chiến lược/ Mục đích
• Đối tượng hướng tới
• Các thông điệp chính
• Chiến thuật

Phân tích SWOT

Phân tích SWOT là phương pháp hữu ích nhất để nhận ra ưu điểm và khuyết điểm của tổ chức, đồng thời xác định đâu là cơ hội và thách thức mà tổ chức phải đối mặt.
SWOT tức viết tắt của hai yếu tố bên trong là Strengthens – Điểm mạnh, Weaknesses – Điểm yếu, và hai yếu tố bên ngoài tổ chức là Opportunities – Cơ hội và Threats – Thách thức.
Phân tích SWOT đơn giản nhưng lại là một khuôn khổ hữu ích cho việc phân tích điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức/ công ty cũng như cơ hội và thách thức mà tổ chức phải đối mặt. Để tổ chức/công ty của bạn có thể thiết lập vị trí cạnh tranh chặt chẽ và thành công thì cần sử dụng mô hình này như một công cụ chiến lược quan trọng.
PR- Quan hệ công chúng giữ một vai trò quan trọng trong việc xây dựng và quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Bởi vậy để nâng cao vị thế cạnh tranh các doanh nghiệp nên quan tâm nhiều hơn nữa đến hoạt động PR, có như vậy thì khả năng cạnh tranh không những được đánh giá bằng chất lượng sản phẩm mà còn ở giá trị thương hiệu.
Xem bài gốc tại: PR – Quan hệ công chúng và hơn thế nữa…